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Collecte de données élèves et étudiants

  • METHODES DE COLLECTE DES DONNEES
Bienvenue dans ce cours

Quelles peuvent être les périodes indiquées pour collecter les informations des étudiants/élèves et enrichir leur dossier ?

Quels sont les informations à recueillir ?

Existe t-il un modèle de fichier pour récolter le maximum de données ?

Dans ce guide, nous répondrons à ces questions
Ce cours ne traite pas de façon exhaustive les toutes les méthodes de collecte des données des étudiants ou élèves mais il fournira des pistes à explorer et après l'avoir lu et compris, vous serez capable de:
  • Vous organiser et de coordonner les actions entre vos divers services afin de recueillir toutes les infos utiles
  • Télécharger via ce FAQ un exemple de formulaire préconçu pour aider à la collecte des données
Prérequis: Ce tutoriel s'adresse aux Agents de la scolarité, aux surveillants ou correspondants, aux Agents  chargés de percevoir les frais de scolarités au Service Comptable.
  1. En inscription en présentiel

    Ici, il s'agit de coordonner les actions entre tous les acteurs ayant des interactions directes avec les élèves, les étudiants ou les parents d'élèves, et pouvant directement ou indirectement intervenir sur le dossier des concernés pour l'enrichir dans BonelSchool. Ces agents et les circonstances de collecte des données peuvent être:


    • Les agents de la scolarité pendant la procédure d'inscription (Lorsque chaque élève, étudiant ou parent passe pour s'inscrire avant le début de ses cours) alors le concerné fournira:

      • Toutes les infos nécessaires pour valider son inscription
      • Les photos (via une webcam ou un dispositif de prise de photo, …)
      • Les documents physiques et documents identités (diplômes, CNI/passeport, ...)

        Toutes les informations permettant de délivrer les documents relatifs à la procédure d'inscription comme les attestations, cartes scolaires, reçus de paiement devront être obligatoirement recueillies.

  2. Inscrire partiel des étudiants/élèves avec les informations minimales

    Pour cette procédures les agents pouvant intervenir sont généralement les agents de la scolarité et les agents chargés du recouvrement des frais (si ceux-ci disposent des droits d'inscription et/ou de modification des dossiers élèves).

    Les avantages des deux méthodes ci-dessous, c'est qu’elles :

    • Mobilisent moins d’agent
    • Décharge un peu plus les agents des tâches de saisie
    • Impliquent davantage les élèves/étudiants dans la collecte des données
    • Assure la fiabilité des informations saisies par les intéressés

    Les inconvénients :

    • Les documents comme les attestations, certificats et cartes scolaires ne peuvent être mises à la disposition des intéressés qu’après import des données depuis le portail ou après retour et saisie des fiches
    • Le remplissage des données en ligne et l’import des données impliquent la disponibilité d’internet
    • Elle peut paraître longue pour le retour des fiches (les retardataires) et épuisante lors de la phase de reprise manuelle des données des fiches collectées

    1. Via le portail de préinscription en ligne

    Cette méthode nécessite un abonnement simultané au Portail étudiants/Parents d’étudiants et module de Préinscription en ligne.
    Ensuite, cette méthode se déclinera en trois étapes distinctes dont première consiste à :

    • Inscrire avec ou sans leur présence les étudiants dans BonelSchool (avec les informations minimales disponible)
    • Générer automatiquement pour chaque étudiant inscrit des identifiants unique (Matricule + Mot de passe) afin que l’étudiants puisse lui-même renseigner les informations manquantes de son dossier avec possibilité d’importer sa photo.
    • Enfin, toutes les informations seront importées en un seul trait et tous les dossiers renseignés.

       b.  Via une fiche de collecte de données

    Pour cette méthode également les inscriptions seront faites avec le minimum de données disponible. Puis une fiche d’inscription sera mise à la disposition des étudiants/Parents d’élèves pour être dûment renseignée et retourner dans les plus brefs délais.

    Enfin, l’équipe de la scolarité pourra reprendre dans BonelSchool les fiches remplies au fur et à mesure de leur retour.

    Pour télécharger la fiche de collecte de données des étudiants/élèves cliquez sur les liens ci-dessous :

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