CLOTURER/DECLOTURER UNE CAISSE D'OPERATION
La clôture journalière de la caisse, comme l'indique son nom, est une opération journalière et obligatoire qui doit être fait à la fin tout exercice comptable et caissier journalier. Même si aucune écriture (dépenses, retrait, paiements, encaissements, ...) n'est effectuée, tout caissier doit veiller à la clôture journalière de sa caisse.
I. La procédure de clôture de caisse
Lorsque vous souhaitez clôturer votre journée comptable ou votre caisse, veuillez :
- Vous assurer que toutes les opérations du jour ont été passés
- Vérifier votre solde théorique et votre solde réel
- Suivre les procédures ci-dessous
1. Etape 1 : Accès
Accès 1 :
[Saisie] - [caisse] - [Clôture de la journée comptable]
Accès 2 :
[Fléchette de la caisse] - [Clôture de la journée comptable].
2. Clôture de caisse
Depuis la fenêtre ci-dessous :
- Entrez les différentes quantités de billet et de pièces reçus au cours de la journée
- Entrez le montant des autres moyens de paiements (virement, chèque, paiements électroniques, …)
- Vérifiez que le solde théorique correspond au solde réel
- Enfin, cliquez sur clôturer la journée comptable
- Après avoir lu et confirmé le message de la boite de dialogue, cliquez sur clôturer [Clôturer]
2. Impression de bordereau de clôture
Après chaque opération de clôture, il est impératif d'imprimer et d'archiver le bordereau de clôture journalière. Cette pièce comptable est la preuve physique de l'historique des opérations du jour (Achat, dépenses, encaissements, transfert ou retrait-caisses, ...)
II. Procédure de déclôture.
Pour déclôturer la caisse ou une journée comptable déjà clôturée, vous devez disposer des droits d'un comptable principale ou être habilité à le faire. Dans le cas contraire veuillez vous référer à votre comptable principal.
Lesdits droits sont gérables depuis dossier de l'agent, dans l'onglet [Informations comptables] puis en cochant [A les mêmes droits que le superviseur].
Bon à savoir :
- Il est donc important de toujours vous assurer que l'exactitude de vos soldes, des opérations que vous passez et aussi d'avoir reçu dans BonelSchool l'intégralité des paiements du jour, avant de procéder à la clôture de votre caisse ou de la journée comptable.
- En cas de besoin n'hésitez pas à vous référer à votre comptable principal avec les détails et les justificatifs nécessaires, afin que ce dernier procède à la déclôture de la journée.
- Après la régularisation des opérations, avisez votre comptable principal, réimprimez les états comptables relatifs à la journée ou aux jours déclôturés, remplacez et détruisez les états erronés et enfin clôturez toutes les journées réouvertes.
- Comme mentions en points (3) la déclôture d'une journée avec modifications ou régularisations peut entrainer des modifications en cascade sur les jours suivant ce dernier. Cela peut vous contraindre à déclôturer et reclôturer le solde des jours suivants, jusqu'a la date du jour présent.